BONUS : les réunions virtuelles

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Étude sur les Réunions virtuelles

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Etude qualitative inédite par Coach Omnium pour American Express Meetings & Events — Extraits de l’enquête

• Les Réunions virtuelles, c’est quoi ça ?

Le principe des réunions virtuelles — que l’on devrait plutôt appeler « Réunions multi-sites simultanées » — est proche de celui de la visioconférence : une à plusieurs personnes réunies dans des sites éloignés communiquent et échangent entre elles ; elles sont filmées et sonorisées en temps réel. Dans le cas des réunions virtuelles, il s’agit généralement de groupes qui sont rassemblés en réel dans deux à plusieurs salles distantes et qui se voient et s’entendent en étant filmés. Ces séances peuvent bien sûr donner lieu à des enregistrements pouvant être par la suite réutilisés, partagés et archivés.  

Les réunions virtuelles demandent une assistance technique par l’installation d’un équipement permanent ou occasionnel de prise de son et d’images dans chaque salle distante. La technologie en très haut débit intègre la transmission du son et des images, qui sont visibles en temps réel dans chaque salle sur des écrans géants. Schéma ci-dessous.

Coach Omnium a interviewé des organisateurs de réunions professionnelles dans des entreprises françaises et étrangères établies en France. S’agissant d’une étude qualitative, sans mesurer nécessairement le poids des tendances, 166 entreprises ciblées comme organisatrices de réunions professionnelles, mais choisies aléatoirement, ont été interrogées directement par téléphone en octobre 2013 par Coach Omnium.

Ce que l’on peut retenir…

Pour ce qui concerne les réunions virtuelles, il y a schématiquement deux camps : les pour et les éventuels contre, même si 1/4 de ces derniers seraient d’accord de découvrir cette technologie. Nous estimons que 1 entreprise moyenne ou grande (18 %) sur 5 a adopté le principe des réunions virtuelles, dont la quasi totalité a fait installer un équipement permanent dans ses murs (93 %). Les fréquences de réunions virtuelles sont alors élevées : jusqu’à 1 à 2 réunions en moyenne par semaine. Cependant, il n’y a pas que les grandes structures qui sont les plus concernées. Les PME aussi, mais moins couramment, dès lors où elles trouvent un intérêt à réunir à distance des contacts extérieurs (clients, prescripteurs, prospects, etc.).

Les seules entreprises organisatrices de réunions professionnelles qui s’excluent naturellement de ce système sont celles dont les équipes se trouvent sur le même site et qui n’ont donc pas d’intérêt/raison à s’adonner à cette offre.

Les réunions virtuelles sont utilisées presque exclusivement pour la tenue de réunions courtes, d’une durée inférieure à 2 heures. Plus globalement, elles représentent avec évidence une solution d’économie en temps et en argent pour les commanditaires. Elles permettent également d’organiser des échanges là où les entreprises n’en auraient pas faites en raison des distances à parcourir pour les participants pour, encore une fois, des réunions de courte durée. On peut également penser que cette solution technologique a pu encourager les collaborateurs à davantage se réunir dans certains cas.

Malgré des avis divergents sur le sujet, les réunions virtuelles ne remplacent pas les réunions réelles. Les premières sont clairement identifiées comme étant la solution pour la tenue de réunions rapides ; les secondes sont maintenues pour des rencontres à faible distance et/ou plus longues (journées d’études et résidentiels). Les vocations des unes et des autres sont également distinctes où les réunions en réel sont avant tout une nécessité pour pouvoir se voir en face-à-face et partager d’autres échanges et activités en commun, lors d’une convention ou d’un séminaire, par exemple. 45 % des entreprises ajoutent des activités périphériques à leurs réunions professionnelles : ludiques, culturelles ou sportives. Les réunions virtuelles, quant à elles, sont avant tout un moyen fonctionnel et simple de passer des messages, de partager des connaissances et de visualiser des projets.

90 % des entreprises clientes de réunions virtuelles les réservent en interne, à leurs collaborateurs ou affiliés (cas des réseaux). 37 % en proposent en plus ou parallèlement à un public externe : fournisseurs (9 %), clients (82 %) et/ou prescripteurs (18 %) — Réponses multiples dépassant 100 %.

C’est clairement en premier pour des raisons économiques que les entreprises commandent des réunions virtuelles. Les nécessaires blocages de salles, voire la restauration subsistent (déjeuners), mais l’économie est réelle en termes de déplacements, tant financièrement qu’en gain de temps.

100 % des interlocuteurs considèrent que les réunions virtuelles à durées comparables sont moins coûteuses que les réunions réelles lorsque pour celles-là, il y a des déplacements à effectuer. Pour autant, personne n’est capable d’évaluer le prix de revient exact par participant car il n’est jamais calculé, même si 53 % croient que le retour sur investissement est plus intéressant pour les réunions de moins de 50 personnes et 23 % pour celles de moins de 100 personnes. Ce sont du coup surtout des critères quantitatifs qui l’emportent pour justifier la tenue de ces réunions virtuelles. Les aspects qualitatifs évoqués sont secondaires, comme par exemple une recherche d’amélioration de l’efficacité des réunions.

A noter que l’équipement permanent des entreprises est l’une des raisons pour lesquelles les interlocuteurs ne savent pas déterminer le prix de revient exact des réunions virtuelles. A contrario, la majorité des réunions réelles se déroulent chez des prestataires extérieurs ; il est alors possible de mieux estimer les coûts sur facturation : forfaits, déplacements, restauration, activités périphériques,…

Pour autant, si les réunions virtuelles représentent un gain de temps pour les participants, les commanditaires déclarent que cela représente un gros travail pour eux d’organiser ces rencontres, presque autant que pour les manifestations en réel.

Dans 73 % des cas, les interlocuteurs interviewés par Coach Omnium pensent que pour leur entreprise, les réunions virtuelles ont eu pour conséquence de réduire le nombre de réunions réelles de courtes durées. Pour les autres, cela ne change rien et représente « un plus ».

Seulement 10 % des organisateurs font appel à un prestataire digital extérieur pour leurs réunions virtuelles — essentiellement bien sûr celles qui n’ont pas un équipement permanent et qui sont celles qui en commandent peu dans l’année — et 7 % utilisent les services d’une agence d’événementiel. Dans ce cas, cela concerne les grandes manifestations de type congrès ou convention. Dès lors où il n’y a pas non plus de déplacements à effectuer, sinon de se rendre dans une vraie salle de réunions équipée, les manifestations virtuelles, petites ou grandes, sont plus facilement décidées et déclenchées.

Les réfractaires…

Parmi les rejets ou les motifs de non adoption des réunions virtuelles (par 82 % des entreprises interrogées), cette enquête de Coach Omnium révèle qu’il s’agit surtout de préjugés qui bloquent les entreprises qui pourraient potentiellement y faire appel : peur de remettre en cause les modes de réunions (réelles) habituelles, idées reçues sur la complexité du système ou sur ses coûts,… D’ailleurs, seulement 3 % des entreprises non clientes des réunions virtuelles ont demandé un devis à une société spécialisée.

Si une majorité d’interlocuteurs interrogés par Coach Omnium ont entendu parler des réunions virtuelles, même si le système et son fonctionnement ne sont pas toujours très clairs pour eux, on rencontre une majorité (39 %) d’interlocuteurs qui pensent que leur entreprise n’est pas prête à remettre en question ses modes de réunions réelles.

Cependant, aucune crainte n’a été exprimée sur le fait que les participants aux réunions pourraient éventuellement faire un rejet de ce type de « rencontre virtuelle » si on les mettait dans la situation.  

Pour autant, tout le monde, parmi les non-clients, n’est pas entièrement fermé à ce mode de réunions : 24 % déclarent qu’ils seraient intéressés de recevoir une démonstration sur la technologie de réunions virtuelles, voire d’assister pour de vrai à une telle manifestation.