MICE 2018 & 2019

 

MICE* : LES ÉVOLUTIONS DE LA DEMANDE PAR LES COMMANDITAIRES

*MICE : Meetings, Incentive, Conventions, Events ou Tourisme d’affaires de groupes.

Pour cette étude annuelle exclusive sur les MICE par Coach Omnium depuis 1992 sur l’évolution de la demande sur le marché des MICE, nous n’avons pas édité de nouveau dossier 2019. Mais, nos équipes ont cependant réalisé une nouvelle enquête téléphonique auprès des organisateurs de réunions professionnelles, comme nous le faisons chaque année. Avec peu d’évolution dans la demande entre 2017 et 2018, nous avons décidé de ne consacrer qu’un « digest » sur ce dossier cette année.

• Vous pourrez retrouver l’intégralité de nos analyses et de nos recommandations dans le Dossier MICE 2018.

MICE : UNE DEMANDE CONTINUE EN 2018

Ce secteur d’activité joue au yo-yo depuis le début des années 2000. La demande et les dépenses des entreprises augmentent régulièrement, puis baissent, puis se relèvent sans que l’on puisse toujours expliquer pourquoi.

Cette année encore, en 2018, 52 % des commanditaires de MICE ont déclaré avoir eu le même niveau de dépenses qu’en 2017, contre 72 % en 2017/2016. 21 % ont vu leurs dépenses baisser (contre 18 % en 2017/2016), mais pour 10 %, ce sont des hausses qui ont été engagées (contre 3 % en 2017/2016).

TYPES DE MANIFESTATIONS MICE :

Les séminaires sont, sans surprise, le premier type de réunion professionnelle, suivis par l’événementiel, avant les conventions et l’incentive. Mais, le terme « séminaire » est générique : il désigne dans la bouche des organisateurs tous contenus (formation, stimulation, information…), réunissant un nombre limité de personnes, contrairement aux congrès et conventions qui sont plus grands.

MOTIFS DE RÉUNIONS :

Les MICE sont avant tout de la communication, du management et de la valorisation de collaborateurs ou de partenaires (concessionnaires, franchisés, etc.). Aussi, tout ce qui concerne la motivation, l’information et le lancement de produits/services est clairement privilégié.

Les entreprises attendent avant tout un retour sur investissement et les réunions professionnelles doivent avoir une finalité utile pour elles. Le temps des séminaires purement festifs est quasiment terminé depuis la crise économique de 2009 et l’on évite le côté un peu trop « bling-bling ».  

NOMBRE MOYEN DE PARTICIPANTS :

Il est évidemment très variable, selon le type de réunion, son thème et le profil des participants. A savoir que la majorité des participants à des MICE sont des cadres ou des commerciaux.

On peut retenir que la majorité des entreprises organise des réunions de moins de 50 personnes qui sont les plus courantes (dont 22 % moins de 20 personnes) et que 25 % peuvent décider de rassembler des manifestations de plus de 300 personnes. Mais, en pratique, elles demeurent rares : dans 14 % des cas il s’agit de conventions-congrès, 1 fois par an à 1 fois tous les 3 ans. D’où la grande question sur le nombre de nouveaux palais des congrès et sur leur probabilité de trouver suffisamment de clients. D’autant que l’on estime que seulement 15 % des grandes manifestations ont une envergure internationale, concentrées essentiellement sur Paris.

• Lire notre dossier sur les centres de congrès en France.

DURÉES MOYENNES DE RÉUNIONS :

Depuis l’avènement des 35 heures (RTT), plus rien n’est plus pareil ! On a perdu en moyenne une journée de séminaires. On se réunit moins loin (pour ne pas perdre du temps dans les transports) et moins longtemps, tout en concentrant les contenus des réunions professionnelles pour les rendre les plus performants possibles. Poussées à l’extrême, la commande de journées d’études a explosé depuis une dizaine d’années au détriment des séminaires résidentiels. Inutile de dire que les séminaires mordant sur les week-ends sont globalement exclus, contrairement à ce qui se faisait aisément durant les années 1980 et 1990. Effet RTT, qui sépare la vie privée de la vie professionnelle.

TYPES DE LIEUX DE RÉUNIONS :  

Quand l’hôtel avait un monopole indétrônable jusqu’il y a environ 5 à 6 ans (environ 90 % des entreprises y allaient — en plus d’autres lieux — contre 39 % aujourd’hui), le premier lieu où se réunir est à présent …dans l’entreprise.

Elles sont nombreuses à avoir fait créer ou construire des salles indoor, qui n’ont souvent rien à envier en termes d’équipement et de confort à celles des prestataires professionnels. Mais, la majorité des réunions s’y passent à la journée ou moins. Pour du plus long, les entreprises continuent à aller à l’extérieur. Pourquoi ces salles dans les entreprises ? Plus pratiques, moins coûteuses sur le long terme, cela répond au problème de places chez les prestataires. Avec la RTT, la demande est concentrée du mardi au jeudi et les organisateurs s’y prennent de plus en plus tardivement pour réserver (voir plus loin). Avec le risque de complet et de prix majorés en raison de la forte demande. En conséquence, ces réunions internalisées sont autant de chiffre d’affaires en moins pour les prestataires.

ACTIVITÉS PÉRIPHÉRIQUES :

Ce sont les prestations que l’on commande en plus des moments de travail. Sports collectifs, ateliers de cuisine, visites de monument historique… sont autant d’activités parmi des centaines de possibilités proposées par les prestataires. Ces activités servent à la cohésion d’équipe et à valoriser les participants. Après avoir été en régression depuis quelques années — davantage par manque de temps que par soucis d’économies —, presque à nouveau 3/4 des entreprises interrogées en 2019 déclarent en commander régulièrement ou de temps en temps pour leurs réunions professionnelles.

MOYENS DE RECHERCHES DE PRESTATAIRES & DE LIEUX DE MICE :

C’est — sans surprise — massivement par Internet que l’on trouve les prestataires chez qui se réunir. C’est si simple et si pratique. Que ce soit par des sites spécialisés regroupant des prestataires ou directement sur les sites des professionnels référencés sur le Net.

A noter que les guides spécialisés (une demi-douzaine), qui ont bien sûr également leur site, étaient utilisés par près de 60 % des organisateurs de MICE il y a encore 6 à 7 ans, contre seulement 24 % aujourd’hui. Les commanditaires préfèrent au final pouvoir s’adresser directement auprès de ceux qui vont les recevoir. Quant aux réseaux sociaux, ils sont pour le moment peu utilisés dans ce registre.

CRITÈRES POUR LE CHOIX D’UN PRESTATAIRE / LIEU MICE :

Résumés dans le tableau ci-contre, ils n’ont globalement pas changé en 20 ans ! On doit accéder facilement et surtout désormais rapidement au site (pas de perte de temps). Puis, le prix doit correspondre au budget alloué à la manifestation. Enfin, évidemment, le site doit être en capacité physique de recevoir le groupe. La qualité relationnelle et commerciale va compter, mais cela vient en 4e position.

NOMBRE MOYEN DE DEVIS DEMANDÉS À DES PRESTATAIRES :

On a beau connaître des prestataires et en être content, 2/3 des organisateurs de MICE demandent jusqu’à 5 devis à différents prestataires. 24 % vont jusqu’à 6 et plus !

Ce n’est bien sûr pas fait pour plaire à ces derniers. Élaborer des devis demande du temps et les entreprises qui questionnent un grand nombre de prestataires réduisent les chances des uns et des autres d’être choisis. Il faut dire qu’il est de plus en plus fréquent que le service achat (ou un acheteur) accompagne l’organisateur : dans 28 % des cas (surtout les grandes entreprises). Et cela joue sur la tendance à demander de nombreux devis.   

TEMPS MOYENS DE RÉSERVATION À L’AVANCE :

On le savait, les entreprises s’y prennent de plus en plus tard pour organiser des séminaires. Et même pour ce qui concerne les conventions ou congrès, quand pour ces derniers, on réservait souvent traditionnellement 1 à 3 ans à l’avance. Une telle anticipation est désormais de plus en plus rare, sauf pour des congrès internationaux (mais qui sont très minoritaires en France).

Se retrouvant de plus en plus devant des plannings complets chez les prestataires, c’est une des raisons pour lesquelles les entreprises se sont fait construire / agencer une ou des salles de réunions pour leurs séminaires. Même si ce n’est pas l’idéal pour les séminaires où l’intérêt est de sortir du quotidien, voire de se dépayser.

LA FIDÉLISATION :

40 % des entreprises se déclarent fidèles à un ou des prestataires MICE. C’est énorme. Quand on est satisfait, quand le site convient bien et que l’on a affaire à un bon professionnel, on n’a pas envie de changer. Ce qui n’empêche pas de temps en temps quelques infidélités pour des événements spéciaux. Mais, au début des années 2000, les organisateurs étaient 3/4 à se déclarer fidèles. Il faut dire que les temps sont au papillonnage, voire au zapping, et aussi que l’on recherche régulièrement des lieux différents pour ne pas lasser les participants qui se réunissent souvent.

62 % des organisateurs sont même en quête, souvent ou parfois, de lieux originaux (châteaux, bateaux, lieux insolites…), pour davantage étonner les participants et leur plaire.

LES REPROCHES FAITS AUX PRESTATAIRES :

Depuis la crise économique de 2009, les entreprises sont très sensibles aux budgets MICE. Elles sont à présent près de 90 % à avoir une politique de voyages pour leurs collaborateurs, qui incluent souvent les séminaires. Aussi, quand la demande est forte du mardi au jeudi, les prestataires ont tendance à rehausser leurs prix, ce qui se voit. C’est le premier reproche à l’encontre des prestataires, dont parfois de la mesquinerie à facturer trop souvent des suppléments qui devraient normalement être dans le forfait (vidéoprojecteur, notamment).

La qualité de la restauration reste fortement contestée — c’est ainsi depuis toujours ; car comment satisfaire un groupe hétérogène de personnes ? —, tout comme la relation commerciale, avec des pratiques ou des conditions générales de vente jugées quelquefois abusives.             

DÉMARCHAGE PAR DES PRESTATAIRES :

Les organisateurs de MICE interviewés par Coach Omnium sont finalement peu démarchés par des prestataires : moins d’un quart. Il faut dire que les entreprises créent des barrières de plus en plus infranchissables pour tout prospecteur ! Mais aussi, que les prestataires ne sont pas forcément très dynamiques pour entreprendre dans ce domaine, sinon à traiter des demandes entrantes. Il faut rappeler aussi qu’à force de devoir « pondre » de nombreux devis, les commerciaux n’ont plus forcément le temps de prospecter.

L’e-mailing reste le premier mode de prises de contacts par les prestataires, suivi de contacts téléphoniques pouvant aboutir ou non à une visite. Mais, l’e-mailing a ses limites et les organisateurs reconnaissent qu’ils ne les apprécient pas, quand ils n’atterrissent pas dans les anti-spams, étant trop sollicités.

MOTIVATION DES PARTICIPANTS À PARTIR EN SÉMINAIRE :

Elle reste entière et pleine. Près de 9 participants sur 10 déclarent qu’ils sont contents de partir en séminaires ou en conventions. Mais, la condition est que cela ne dure pas trop longtemps (d’où les raccourcissements de manifestations) et que cela n’empiète pas sur les week-ends. Les lassés sont évidemment ceux qui se réunissent trop souvent et qui sont de fait moins enthousiastes. On trouve là, par exemple, des commerciaux des laboratoires qui sont réunis souvent en moyenne une fois par mois.

Paru le 22 janvier 2019

Mark Watkins


L’ensemble du Dossier MICE 2018 est disponible par ce lien. Vous y trouverez bien davantage d’informations, plus détaillées sur les évolutions de la demande en MICE par les entreprises, agences et fédérations que Coach Omnium interroge depuis 1992.