Prestataires MICE

 

Les prestataires MICE* et leur action commerciale

*MICE : Meetings, Incentive, Conventions, Events ou Tourisme d’affaires de groupes.

Pour cette étude annuelle exclusive sur les MICE réalisée par Coach Omnium depuis 1992, nous n’avons pas édité de nouveau dossier 2019.

Mais, nos équipes ont cependant réalisé une nouvelle enquête (téléphonique ciblée) auprès des organisateurs de réunions professionnelles et des prestataires, comme nous le faisons chaque année. Avec peu d’évolution entre 2017 et 2018, tant du côté de l’offre que de la demande, nous avons décidé de ne consacrer qu’un « digest » sur ce dossier cette année.

UN PARC DIFFICILE À CERNER :

On estime qu’il existe près de 4.500 à 5.000 prestataires MICE en France. Le chiffre n’est pas très précis car ce parc est très hétéroclite.

Ce marché se compose de professionnels dont l’activité principale est dédiée aux MICE (centres de congrès, notamment), qui sont facilement identifiables en tant que tels. Mais surtout d’une galaxie de sites et d’intervenants qui ont une autre activité prioritaire (hôtels, monuments historiques, restaurants, golfs, etc.). On peut facilement ouvrir son lieu pour recevoir des événements et séminaires, sans que cela ne représente un flux de clientèle significatif.

En somme, il y a là des grandes structures, très équipées, qui côtoient des TPE qui ont peu de salles et peu ou pas de chambres.

Chez la plupart (85 %) l’offre se compose de salles polyvalentes, qui servent autant pour travailler, que pour des soirées festives ou pour servir de la restauration. L’équipement et le matériel y sont rarement fixes. Peu sont uniquement dédiées aux MICE.

EQUIPEMENT DES SALLES DE RÉUNIONS :

Il est devenu habituel — ce n’est pas trop tôt — que les prestataires aient leurs propres vidéoprojecteurs et ne les louent plus à la demande à des sous-traitants. Vu le coût d’acquisition désormais bas de ce genre de matériel de plus en plus puissant, on peut comprendre.

Ce qui est plus difficile à comprendre est que 25 % des prestataires les facturent encore à leurs clients, ce que ces derniers apprécient peu. Pour eux, un vidéoprojecteur, tout comme le wifi haut-débit, doivent être compris dans le forfait de location de la salle. On notera que l’équipement en visioconférence, servant à des réunions dites virtuelles, devient la norme. Tout comme petit à petit du matériel clickshare, des beacons, voire de la domotique pour commander dans la salle, avec une tablette par exemple, la température, l’occultation, les éclairages, le son, les projections ou appeler le prestataire.

LES COMMERCIAUX :

C’est le nerf de la guerre si l’on veut capter des clients MICE. Seuls 15 % des prestataires interrogés n’en emploient pas. Il s’agit alors de petites exploitations qui ont une offre modeste ou peu de demande sur les séminaires.

Parmi les autres, quand ce n’est pas le dirigeant qui réalise ce travail, selon la taille des structures et la force mise dans la recherche de séminaires, d’événements et/ou de conventions-congrès, on mobilise entre 1 commercial (36 % des cas) dédié aux MICE et jusqu’à 4 et plus dans 13 % des cas. Ce sont alors de grands établissements et des palais des congrès.

Ces effectifs annoncés mélangent les commerciaux internesqui reçoivent les clients et traitent les demandes entrantes — des externes, qui prospectent. Parfois, les commerciaux ne se consacrent pas à 100 % de leur temps aux MICE et travaillent sur d’autres marchés quand le prestataire est ancré sur d’autres activités (hôtels, par exemple). Il faut dire que les entreprises demandant de plus en plus de devis à des prestataires différents — voir notre « digest » sur le sujet —, les commerciaux finissent par passer plus de temps à « pondre des propals » qu’à se rendre sur le terrain…  

MOYENS COMMERCIAUX UTILISÉS :

Pour trouver des clients, l’action commerciale se résume globalement à des envois d’e-mailings et de newsletters, et à des prospections téléphoniques, suivies ou pas de visites aux entreprises ou agences. Pour les e-mailings, quand les clients sont connus, cela ne pose pas de problème et ils n’atterrissent pas dans les anti-spams. Mais pour prospecter, c’est une autre affaire. Les organisateurs de MICE, comme partout, se plaignent de ces massives sollicitations non souhaitées et préfèrent que les prestataires qui ne sont pas dans leur carnet d’adresses s’en abstiennent.

Enfin, une grande partie des commerciaux annoncent opérer sur les réseaux sociaux, mais pour l’instant, seulement 8 % des commanditaires disent s’y rendre (essentiellement Facebook et LinkedIn) pour trouver des lieux où se réunir.

PARTENARIATS & INTERMÉDIAIRES :

Les agences d’événementiels et de tourisme d’affaires sont de plus en plus nombreuses à s’être imposées sur ce marché. Il est donc normal que 9 prestataires sur 10 travaillent plus ou moins avec elles. Les venues finders sont en revanche plutôt nouveaux et sont arrivés avec le déploiement d’Internet.

Le terme « Venue Finder », ou apporteur d’affaires, est arrivé en France dans les années 2000. Il désigne un spécialiste (une agence ou un prestataire indépendant) dans la recherche, la sélection et la recommandation de lieux les mieux adaptés pour l’organisation d’évènements (soirées d’entreprise, séminaires, conventions, etc.). Le venue finder n’est pas rémunéré par l’entreprise qui lui commande une recherche, mais par le gestionnaire ou propriétaire du lieu, via une commission. Celle-ci se situe de plus en plus autour de 15 %, mais on voit les pourcentages commencer à augmenter au fur et à mesure que les venues finders se fixent sur le marché. On a aujourd’hui tendance à commencer à les comparer aux agences de voyages en ligne (OTAs), telles Booking ou Expedia, qui ont fini par truster l’hôtellerie.

Quant aux conventions bureaux que l’on trouve dans de plus en plus de grandes villes qui s’intéressent au tourisme d’affaires, les prestataires (1/3 environ) travaillent volontiers avec eux et cela se passe globalement bien, le cas échéant.

L’ACTIVITÉ EN 2017 & 2018 :

Si la demande, que Coach Omnium observe année après année depuis 1992, se présente en montagnes russes depuis le début des années 2000, on assiste à une stabilisation de l’activité depuis ces deux à trois dernières années. Même si 2018 aura vu moins de prestataires constater une hausse de la demande par rapport à 2017 (voir graphique ci-dessus), ils sont également un peu moins nombreux à avoir subi une baisse.

Par chance, les attentats en France et les mouvements sociaux des gilets jaunes auront peu affecté ce marché des MICE.  

Paru le 23 janvier 2019

Mark Watkins          


L’ensemble du Dossier MICE 2018 est disponible par ce lien. Vous y trouverez bien davantage d’informations, plus détaillées sur les évolutions de la demande en MICE par les entreprises, agences et fédérations, ainsi que sur les prestataires MICE, que Coach Omnium interroge depuis 1992.